Prowadzenie dokumentacji BHP to obowiązek każdego pracodawcy – bez względu na wielkość firmy czy branżę. Odpowiednio przygotowana dokumentacja nie tylko zabezpiecza firmę podczas kontroli PIP, ale przede wszystkim stanowi fundament systemu BHP.
W tym artykule wyjaśniamy, jakie dokumenty BHP trzeba mieć w firmie, jak często je aktualizować i kto odpowiada za ich prawidłowe prowadzenie.
1. Kto odpowiada za dokumentację BHP?
Za prowadzenie i aktualizację dokumentacji BHP odpowiada pracodawca, nawet jeśli zadania te deleguje specjaliście BHP lub firmie zewnętrznej.
Oznacza to, że brak wymaganych dokumentów lub nieprawidłowości w ich treści mogą skutkować karami administracyjnymi, a w razie wypadku – odpowiedzialnością cywilną lub karną.
2. Obowiązkowa dokumentacja BHP – co musi być w każdej firmie?
Niezależnie od branży, każda firma zatrudniająca pracowników powinna posiadać:
✅ Ocena ryzyka zawodowego – dla każdego stanowiska pracy
✅ Instrukcje BHP – ogólne oraz stanowiskowe
✅ Rejestr szkoleń BHP – wstępnych i okresowych
✅ Rejestr wypadków przy pracy
✅ Dokumentacja powypadkowa – jeśli do wypadku doszło
✅ Protokoły kontroli stanu BHP – wewnętrzne lub zewnętrzne
✅ Dokumentacja badań środowiska pracy – jeśli występują szkodliwe czynniki
✅ Zarządzenia i procedury BHP – np. w zakresie pracy na wysokości, ewakuacji, pierwszej pomocy
3. Jak często należy aktualizować dokumenty BHP?
🔄 Ocena ryzyka zawodowego – przynajmniej co 3 lata lub po każdej zmianie stanowiska, technologii czy wypadku przy pracy
🔄 Instrukcje stanowiskowe BHP – co 1-3 lata lub w razie zmian organizacyjnych
🔄 Szkolenia BHP – zgodnie z obowiązującymi terminami dla danej grupy zawodowej
🔄 Rejestr wypadków i inne dokumenty – aktualizowane na bieżąco, gdy zajdzie potrzeba
📌 Warto regularnie przeprowadzać audyt dokumentacji BHP, by uniknąć luk i uchybień.
4. Czy można prowadzić dokumentację BHP elektronicznie?
Tak, coraz więcej firm przechodzi na cyfrową formę dokumentacji BHP, co jest zgodne z przepisami, o ile zapewniona jest integralność i dostępność danych.
5. Co grozi za brak dokumentów BHP?
🔴 Brak wymaganych dokumentów lub ich nieaktualność może skutkować:
- mandatami PIP do 2 tys. zł, a nawet 30 tys. zł przy rażących uchybieniach
- trudnościami w dochodzeniu roszczeń przez pracodawcę
- zwiększonym ryzykiem odpowiedzialności za wypadki przy pracy
6. Podsumowanie – lepiej zapobiegać niż tłumaczyć się podczas kontroli
Dokumentacja BHP to nie tylko formalność – to dowód na to, że firma dba o bezpieczeństwo swoich pracowników. Prawidłowo prowadzona, aktualizowana i dostępna dokumentacja to jeden z filarów sprawnego i bezpiecznego zakładu pracy.
📞 Skontaktuj się z KnS PARTNER, jeśli chcesz:
- zweryfikować swoją dokumentację BHP
- zlecić jej prowadzenie zewnętrznemu specjaliście
- przygotować się do kontroli PIP
