1. Dokumentacja BHP – obowiązek każdego pracodawcy
Każda firma zatrudniająca pracowników ma prawny obowiązek prowadzenia odpowiedniej dokumentacji BHP. Nie chodzi tu tylko o formalności – dokumenty te potwierdzają, że pracodawca dba o bezpieczeństwo i higienę pracy oraz spełnia wymogi określone w Kodeksie pracy i rozporządzeniach.
Brak odpowiedniej dokumentacji może skutkować mandatem, karą administracyjną, a nawet odpowiedzialnością karną. Dlatego warto wiedzieć, jakie dokumenty BHP są obowiązkowe w firmie i jak je prowadzić.
2. Podstawowe dokumenty BHP, które powinna posiadać każda firma
📄 1. Ocena ryzyka zawodowego
To podstawa dokumentacji BHP – każdy pracodawca musi przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego na każdym stanowisku pracy. Dokument zawiera:
- identyfikację zagrożeń,
- analizę ich skutków,
- działania zapobiegawcze i ochronne.
📌 Obowiązkowe dla każdego stanowiska pracy. Musi być dostępna dla pracowników.
📄 2. Instrukcje BHP (stanowiskowe i ogólne)
Instrukcje określają, jak bezpiecznie wykonywać pracę na danym stanowisku lub przy użyciu danego sprzętu/maszyny. Mogą obejmować:
- instrukcję ogólną BHP w zakładzie,
- instrukcje obsługi maszyn i urządzeń,
- instrukcje udzielania pierwszej pomocy,
- instrukcje PPOŻ.
📌 Muszą być łatwo dostępne i zrozumiałe dla pracowników.
📄 3. Programy szkoleń BHP
Pracodawca musi posiadać zatwierdzony program szkoleń wstępnych i okresowych BHP dla różnych grup stanowisk (robotniczych, administracyjno-biurowych, kierowniczych itd.)
📌 Każdy program musi być zgodny z przepisami i dostosowany do warunków pracy.
📄 4. Karty szkoleń BHP (karty wstępne i okresowe)
Każdy pracownik musi mieć zaświadczenie o odbyciu szkolenia BHP. W przypadku szkoleń wstępnych prowadzi się kartę szkolenia wstępnego (instruktaż ogólny i stanowiskowy), natomiast po szkoleniu okresowym – zaświadczenie ukończenia kursu.
📌 Brak tych dokumentów może skutkować karą podczas kontroli PIP.
📄 5. Rejestr wypadków przy pracy
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia rejestru wypadków przy pracy, który zawiera:
- datę i miejsce zdarzenia,
- opis okoliczności,
- przyczyny wypadku,
- zastosowane środki zapobiegawcze.
📌 Każdy wypadek musi być także udokumentowany osobnym protokołem powypadkowym.
📄 6. Protokół powypadkowy
W przypadku wypadku przy pracy należy sporządzić szczegółowy protokół powypadkowy, zgodnie z obowiązującym wzorem, w terminie 14 dni od zgłoszenia.
📌 Wymagany przy każdym zgłoszonym wypadku – nawet lekkim.
📄 7. Rejestr chorób zawodowych (jeśli występują)
Obowiązkowy tylko w przypadku, gdy w firmie stwierdzono występowanie chorób zawodowych.
📌 Prowadzi się go zgodnie z obowiązującymi przepisami epidemiologicznymi i BHP.
📄 8. Dokumentacja przeglądów i kontroli stanu BHP
Firma powinna posiadać dokumenty potwierdzające:
- przeprowadzenie kontroli warunków pracy,
- przegląd środków ochrony indywidualnej,
- audyty BHP (wewnętrzne lub zewnętrzne).
📌 Warto prowadzić dziennik kontroli lub raporty okresowe.
3. Kto odpowiada za dokumentację BHP?
📌 Odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji BHP ponosi pracodawca, a w praktyce – osoba wyznaczona do pełnienia obowiązków służby BHP lub firma zewnętrzna świadcząca usługi BHP (outsourcing).
W KnS PARTNER zajmujemy się prowadzeniem pełnej dokumentacji BHP dla firm, niezależnie od branży i liczby zatrudnionych osób. Doradzamy, aktualizujemy, prowadzimy rejestry i przygotowujemy firmę na każdą kontrolę.
4. Czy dokumentacja BHP może być prowadzona online?
Tak – część dokumentów BHP można prowadzić w wersji elektronicznej (np. rejestry, instrukcje, oceny ryzyka), jednak warto mieć także kopie papierowe dostępne na miejscu w zakładzie pracy – szczególnie w razie kontroli.
5. Podsumowanie – lista kontrolna dokumentów BHP
📋 Oto szybka checklista najważniejszych dokumentów BHP w firmie:
✅ Ocena ryzyka zawodowego
✅ Instrukcje BHP
✅ Programy szkoleń BHP
✅ Karty i zaświadczenia ze szkoleń
✅ Rejestr wypadków przy pracy
✅ Protokoły powypadkowe
✅ Rejestr chorób zawodowych (jeśli dotyczy)
✅ Dokumentacja kontroli, audytów, przeglądów
📩 Masz wątpliwości, czy Twoja dokumentacja BHP jest kompletna?
Skontaktuj się z nami – przeprowadzimy audyt, uzupełnimy braki i zadbamy o Twoje bezpieczeństwo.
🔧 KnS PARTNER – kompleksowa obsługa BHP dla firm.
Szkolenia, nadzory, dokumentacja – wszystko w jednym miejscu.
